Auch die Erstellung und Übermittlung von Steuererklärungen wird immer weiter automatisiert und digitalisiert. Dazu gehört auch die elektronische Abgabe der Steuererklärung sowie die vorausgefüllte Steuererklärung auf Grundlage der bereits dem Finanzamt übermittelten Daten, z.B. aus der Lohnsteuerbescheinigung und von Rentenkassen und Versicherungen bzw. Bausparkassen.

Seit 2017 gilt außerdem die Belegvorhaltepflicht und eine Einsendung der Papierbelege mit der elektronischen Datenübermittlung der Steuererklärung ist nicht mehr notwendig. Allerdings müssen die Belege weiterhin aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt werden. Steuerbescheinigungen von Kapitalerträgen oder Rechnungen von Handwerkerleistungen beispielsweise sind weitere Voraussetzungen für die Anrechnung auf die Einkommensteuer.

Steuerpflichtige sollten daher besonders im digitalen Rechnungs- und Bankverkehr darauf achten, dass sie alle Unterlagen auch noch später vorliegen haben und im Fall der Fälle abrufen oder ausdrucken können. Denn auch geltend gemachte Aufwendungen müssen im Bedarfsfall nachgewiesen werden können. Neben besonderen Aufbewahrungspflichten wie die zweijährige Aufbewahrungspflicht für Handwerker-Rechnungen, sollte man grundsätzlich Belege, die für die Einkommensteuer relevant sind, bis zum Ende der Festsetzungsfrist vorhalten können. Also mindestens vier Jahre sollte man selbst Zugriff auf die Belege haben, im Zweifel jedoch länger. Dabei sollte man darauf achten, dass die Festsetzungsfrist später beginnt, ggf. erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingereicht wurde und nicht mit dem Jahr, in dem der Beleg ausgestellt wurde.